Jeder, der sein Arbeitsverhalten verändern will, sollte zunächst analysieren, ob Schwächen bei der Bewältigung der täglichen Arbeit auftreten oder nicht. Hierfür eignen sich zwei Analyseformen besonders gut.

Die Tätigkeitsanalyse

Finden Sie heraus, welche Tätigkeiten Sie im Detail im Tagesverlauf verrichten und wieviel Zeit Sie dazu benötigen. Hierzu eignet sich der Einsatz einer Tätigkeitsanalyse. Erstellen Sie hierzu eine Auswertungsliste. Legen Sie zwei oder drei typische Arbeitstage in den nächsten vier Wochen fest. Typische Arbeitstage sind Tage, an denen nicht außergewöhnlich viel oder wenig zu arbeiten ist. Es sollen Arbeitstage sein, an denen der Arbeitsumfang für Sie normal ist. Für diese repräsentativen Arbeitstage füllen Sie diese Liste in etwa wie folgt aus:

Nachdem Sie die Tätigkeiten von zwei oder drei typischen Arbeitstagen erfasst haben, stellen Sie sich nun für die noch unausgefüllten Felder die nachfolgende Fragen.

Beantworten Sie die Fragen zu den einzelnen Tätigkeiten, indem Sie die Antwort in der jeweiligen Spalte durch ein Ja oder Nein markieren. Bei einem Nein in der Spalte „Notwendige Tätigkeit“ erübrigt sich eine Beantwortung der übrigen Spalten.

Nachdem Sie Ihre Tätigkeiten in der beschriebenen Weise analysiert haben, überlegen und notieren Sie sich Maßnahmen, wie Sie Ihr Arbeitsverhalten in Zukunft bei den Tätigkeiten verbessern können, die nicht sinnvoll ausgeführt wurden.

Störfaktoranalyse

Eine weitere Möglichkeit, sein Arbeitsverhalten zu analysieren ist, die Störfaktoren, die im Tagesverlauf auftreten, zu erfassen. Notieren Sie sich jede Störung oder Unterbrechung, die das Arbeiten an Ihrer „eigentlichen Aufgabe“ behindert. Sie müssen selbst entscheiden, was für Sie eine Störung ist oder nicht.

Schreiben Sie bei jeder Störung die Uhrzeit und die Störungsdauer in Minuten auf. Geben Sie in Stichworten die Art der Störung an und wer Sie gestört hat. Denken Sie daran, dass Sie auch selbst der Grund für die Störung sein können. So sind z.B. Unkonzentriertheit und das private „Schwätzchen“ Gründe, die in der eigenen Person liegen.

Markieren Sie die Störungen, die von Ihnen ohne größere Probleme abgestellt werden können. Versuchen Sie fünf oder sechs dieser Störfaktoren in den nächsten zwei Wochen abzustellen. In den darauffolgenden Wochen verfahren Sie ebenso. Wenn Sie diese Vorgehensweise konsequent zwei bis drei Monate fortführen, haben Sie sehr viel für Ihr persönliches Zeitmanagement getan.