Zeitmanagement Teil 4:
Allgemeine Prinzipien der Zeitplanung
1.
Verplanen Sie nur einen bestimmten Teil Ihrer Arbeitszeit, erfahrungsgemäß 50 – 70 %. Dies ist von der jeweiligen beruflichen Tätigkeit abhängig.
2.
Führen Sie eine Zeitanalyse durch. Dokumentieren und prüfen Sie, wie Sie Ihre Zeit verwenden und wofür.
3.
Schreiben Sie alle für den entsprechenden Tag oder die zu planende Woche anstehenden Tätigkeiten auf. So behalten Sie stets den Überblick über alle Aktivitäten.
4.
Machen Sie realistische Pläne und keine Überplanung. Planen Sie nur den Aufgabenumfang ein, den Sie realistischerweise auch erledigen können.
5.
Seien Sie im Umgang mit Ihren Zeitplänen flexibel und werden Sie nicht Sklave Ihrer Zeitplanung.
6.
Listen Sie Ihrer Aktivitäten bei der Zeitplanung schriftlich auf und nicht nur in Gedanken. Bei der schriftlichen Planung denken Sie bewusster über Ihre Tätigkeiten nach.
7.
Lernen Sie das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden. Kennzeichnen Sie durch schriftliche Markierungen, was Sie mit welcher Priorität erledigen wollen.
8.
Lernen Sie auch das Wichtige vom Dringenden zu unterscheiden. Nicht alles was wichtig ist, ist auch dringend und umgekehrt.
9.
Überlegen Sie genau, welche Aufgaben Sie delegieren können und welche Sie selbst durchführen müssen. Machen Sie sich frei von der Einstellung, dass nur Sie selbst alles bestens erledigen können.
10.
Teilen Sie Ihre Arbeitszeit in bestimmte Zeitblöcke ein. Schaffen Sie sich Zeiträume, in denen Sie ungestört größere Aufgaben erledigen können. Ebenso sollten Sie sich Zeitblöcke für Ihre Routine-tätigkeiten reservieren.
11.
Sorgen Sie für Abwechslung in ihrem Tätigkeitsbereich. Schaffen Sie einen Ausgleich zwischen lang- und kurzfristigen Projekten und gestalten Sie Ihren Arbeitstag aktiv.
12.
Verwenden Sie für Ihre Zeitplanung ein Zeitplanbuch, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
13.
Entscheiden Sie nach dem Eisenhower-Prinzip. Nach Dwight D. Eisenhower soll die Entscheidung über Prioritäten nach den Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit erfolgen.
14.
Beachten Sie das Pareto-Prinzip. Danach erbringen bereits 20 % der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie 80 % des Ergebnisses. Andererseits verbringen wir oftmals 80 % der Zeit mit relativ unwichtigen Tätigkeiten und erzielen nur 20 % des Ergebnisses. Konzentrieren Sie sich in Ihrem Arbeitsbereich auf die Tätigkeiten, die Sie Ihrem Ziel entscheidend näherbringen.
Ausschnitt aus dem Lehrgang Unternehmensführung (Starttermin Präsenz & Livestream-Unterricht: 18.07.22)
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